个案二：使用Care系统跟进新会友
教会需求
雪梨南部某基督徒宣道教会，每周主日接待大约2至6位新会友，其中包括本会会友带来的亲人、旅游的朋友、接到本会宣传单张来访问的新人、通过网络宣传慕名前来的新人、最近迁居到本区的新家庭、通过其他事工吸引到的新会友、通过网络搜索找到本会的访客、其他教会中临时访问本会的弟兄姊妹等。
教会有专门负责接待的迎新小组欢迎新会友，当日主值的迎新组成员负责接待，并介绍牧师及当值的同工们与新人结识。随后欢迎新人参加主日敬拜，之后请新人留下联系方式并留下来，一起享用茶点做进一步了解与联结。
这套流程在植堂之初非常有效，因负责接待和协助的人力资源充足，且迎新组的负责同工非常善于使用便捷的沟通方式，与相对不多的新会友保持紧密沟通，新人反响非常积极。随着教会福音事工的进一步扩大，迎新组负责同工和新会友沟通的压力越来越大，总感到跟进越来越难以做到全面细致，将沟通工作分配出去后，效果也没有预期中的理想。最近几年这种情况越来越明显，许多新人反映，来到教会很久仍不熟悉教会的各项服务和事工、或不熟悉教会负责同工们、或对于教会的事工方向不甚了解、或没有完整地了解过福音信息、或对圣经没有印象、或感觉不知道如何参与、或感觉难以融入。
随着各类信息工具的普及，从各领域来的新会友的期待值不断升高。新会友们留下了电话号码和Email地址后，许多人期待着会有进一步的沟通发生。但因前述困难，并非所有人的期望都得到满足。
尽管如此，仍有许多会友因迎新组努力接待和全教会努力帮助而留了下来，也有许多会友因积极投入教会生活，成为大家庭的一份子。但许多新会友因为沟通不畅，有隔离感而失去了联络。周牧师和同工们为此负担很重，也为改善这个状况持续向神祷告，并尝试各种新的方法与新人保持联系。例如，扩大迎新组规模，分配新人给不同的组员进行电话跟进、家访、举办迎新特会、主日敬拜后举办特别茶点招待会等。这些方法开始的效果都很理想，随着时间的推移，因要调动的资源巨大，且新会友的个人需求不同，难以长期满足所有人的需要。每种方法传递出的有关教会和服务项目、福音、圣经、教会家庭成员的信息难以保持一致，在沟通的有效性方面仍难以达到预期状态，负责同工亦倍感疲惫。
周牧师了解Care系统之后，发现其中的自动跟进功能，可以完整地将所需传递给新会友的信息自动推送出去，帮所有新会友获得全面一致的信息，灵活的频率设置，亦不会给新会友造成阅读量过大的压力。于是，在经过和同工们开会商议后，决定在继续现有迎新事工的同时，尝试使用Care系统自动跟进功能。
使用Care系统
预备跟进所用信息
经过和迎新组及其他事工小组充分沟通后，周牧师和同工们认为，以下信息对新会友的帮助效果显著，于是决定以每周一篇的频率依次发送给每周来到教会的新会友：
- 教会服务项目及主要负责成员简介
- 本社区各类服务项目明细
- 圣经简介
- 信仰对个人及家庭的价值
- 教会生活对下一代的积极影响
- 圣经与中国文化
- 海外华人的信仰之路
- 福音
- 本会会友生命见证(一)
- 本会会友生命见证(二)
- 本会会友生命见证(三)
信息的质量是沟通的关键，周牧师决定请本会擅长文字写作的同工撰写、编辑和整理会友生命见证，其他信息均从The Hub资源中心获取蓝本，由自己和其他同工撰写、校验和审阅，以确保信仰纯正性和阅读趣味性兼备，且每篇阅读量保持在五分钟左右。
设置自动跟进任务
一切信息准备就绪后，教会安排迎新组负责人王同工，在Care系统中完成新人自动跟进设置。
王同工登录Care系统，完成了以下操作：
- 创建新人自动跟进任务。
- 将所需11篇信息依次加入到任务当中。
- 在会友选择区，设定信息接受者条件为：上周加入的新会友(系统动态判断上周的日期范围)
- 设定在每周一推送信息给新会友。
- 激活任务。
所有设置完成，Care系统在每周一上午发出信息邮件给上周加入的新会友。每位会友会在接下来的11周之内，依次接收到预定的11篇信息，因每位会友加入的时间不同，接收到同一篇信息的时间也不同。Care系统保障信息发送的一致性和时间准确性，且保障同一位会友不会收到重复信息。
果效和收获
自动跟进设置后不到一个月的时间，新会友们陆续收到了各自的信息邮件，许多会友表示这些信息发送的很及时，感到教会非常了解和重视自己的需要，并且帮助自己更好地了解了教会和信仰。许多新会友表示，愿意持续收到更多类似的信息。新会友返回教会持续参加敬拜和各项活动的意愿大大增强。
这样的跟进持续进行三个月后，通过教会线下影响力报告，周牧师及同工们看见，参加教会主日敬拜的人数稳步增长，且新会友的保持率较过去几年稳定提高。迎新组的压力也大为减少，组员多表示，前段时间来的新会友的热情依然很高，还有很多人表达意愿加入迎新组。虽然迎新组仍需要有时致电新会友，然而已无沟通方面的紧张和压力，新会友均感觉被重视，且感觉教会的沟通方式高效及时，教会亦留给人很现代化的印象。