个案三：使用Care系统高效运行主日敬拜
教会需求
墨尔本北部某华人基督教会，经过数10年的努力植堂，发展成为一个服务超过150人的多元化教会。会友涵盖幼童、青少年、青壮年和年长者多个年龄层，会友职业包括金融、地产、IT、设计、制造、法律、社科、医院、幼教、服务、电讯、小生意主、自由职业者、家庭主妇和退休人员等，会友国籍和语言文化背景也呈多元化，会友需求包括关怀、婚姻辅导、亲子关系辅导、个人生命成长辅导、圣经进深学习、青少年问题辅导、健康照顾、经济支持和职业指南等，会友志愿服务偏好包括活动组织、音乐服侍、个体关怀、迎接与接纳、食品预备、圣经教导、对外关系、经济援助、各类型讲座辅导和各类台前幕后参与等，会友个性迥异，能投入服侍的时间不等。刘牧师常为神的祝福与大能感谢神，同时也为如何更好地牧会求神的智慧和能力。
教会壮大，许多挑战也显现出来，尤其是在主日敬拜事工的各环节上。本会参与敬拜的人数众多，服侍的小组也很多，包括诗歌班、音控组、讲台设备控制、文字信息组、读经祷告组、迎新组、茶点组、主日学、清洁组、布置组等。最近两年，主日敬拜各组配合的环节状况频出，缺员临时替换、缺席无通知、文字信息不到位、主日学老师不到位、各组配合出现断节、主日敬拜主责长老无法统一安排资源调配，负责各组事奉的长老疲于提醒跟进、组员服侍热情减退等问题逐渐显现。
刘牧师深知，各组负责长老除主日敬拜外，还担负很多其他事工，许多人的服侍精力已贡献至接近极限，各小组组员的服侍参与度与过去相比已大大提高，然而因为教会的增长和服侍强度与难度的不断增加，过去多年一直适用的统筹方式已需要变革以调高效率。全会祷告以外，仅仅依靠激励和个人鼓励的方式，已较难促成全教会各小组之间更高效的配合了。
刘牧师与长老们开会商议应对的办法，大家提出了诸如加强事奉培训、组内宣传、招募更多事奉人员、举办感谢会、写感谢信、提升灵命等办法，刘牧师与众长老都认为，每个方法都会起到一定作用，同时也可能会增加现任主力服侍人员的工作量，短期内可以尝试，长期持续施行的难度较大。
刘牧师认为目前的问题集中表现为：1），会众的参与服侍的意愿较低，各组主责长老承担的责任与工作量过大，提醒跟进的任务较多，导致难以集中精力投入主日敬拜个各个环节，自己和组员士气相对低落；2），还有许多长期担任同样事奉的人，因忙碌而难以获得灵命牧养，在教会的事奉逐渐变成了类似于工作式的负担，士气不高；3）所有事奉都是以志愿方式进行，没有形成标准统一的流程，侍奉者对职责的认知，难以达到主责长老的认知标准或教会预期；4）新加入事奉组的成员，还未完全了解事奉的意义、标准和对神国的意义，导致事奉态度上的轻忽与粗略。
长老们认同刘牧师的意见，同时提出，很多会众希望获得主日敬拜部分文字信息的跟进，例如敬拜所献诗歌名目及歌谱、讲道信息概览、主日学所教授经文和主题名目、其他需要会众了解的事项等。
经过反复讨论，刘牧师与长老们总结出以下在操作中需要改进的方面：
- 将各类事奉的统一标准和更新，不断发送给各组事奉人员。
- 想办法减轻主责长老提醒和跟进的负担，提高组员事奉的自主性。
- 主日敬拜主责长老提前得知当值主日所有事奉人员确认出席的情况，以便未雨绸缪。
- 每隔一段时间，视情况对某些事奉进行面对面培训。
- 集中主日敬拜所用所有文字资源，并发送给所有出席主日敬拜的会友。
- 如有可能，各组负责长老在主日敬拜结束后，发送个人感谢消息给事奉人员。
- 如有可能，继续提醒全体会友，每个人在教会大家庭中的责任，加强参与感。
如能完成以上改进，主日敬拜流程的流畅性和会友体验定会加强，但这些改进也会增加事奉者的工作量。大家对此都有同样的担心，但感觉为了教会发展，还是需要做出一定改变。
使用Care系统
解决方案
了解Care系统后，刘牧师和长老们注意到，除了上述改进项目中的第四项面对面培训外，其他各项都可以借助Care系统自动化功能完成，当各事奉组负责人在系统中使用事工计划功能，创建各组主日服侍事工后(只需一次设定，之后每周主日自动重复)：
- 自动任务可将各类事奉的统一标准和更新文档，不断发送给各组事奉人员。
- 自动任务可将自动按照各组主责长老的设定，在不同时间三次以Email/SMS提醒组员事奉时间和职责。
- 使用主日敬拜统筹功能，主日敬拜主责长老可以在一个视图里，看见所有事奉组的人员安排和确认出席情况。
- 如上，各组事奉所需资源也会出现在主日敬拜统筹功能中。
- 设置自动任务，将本周主日相关文字资源，发送给出席敬拜的会友。The Hub支援团队可协助撰写每周Newsletter。
- 设置自动任务，以各组负责长老署名的方式在主日敬拜结束后，发送个人感谢消息给事奉人员。
- 设置自动任务，发送提醒信息给全体会友关于每个人在教会大家庭中的责任。
方案实施
经过商讨，刘牧师和长老们决定，采用Care系统自动化任务完成以下改进，其余改进随后视效果再决定是否执行。
- 自动任务可将各类事奉的统一标准和更新文档，不断发送给各组事奉人员。
- 自动任务可将自动按照各组主责长老的设定，在不同时间三次以Email/SMS提醒组员事奉时间和职责。
- 使用主日敬拜统筹功能，主日敬拜主责长老可以在一个视图里，看见所有事奉组的人员安排和确认出席情况。
- 如上，各组事奉所需资源也会出现在主日敬拜统筹功能中。
- 设置自动任务，将本周主日相关文字资源，发送给出席敬拜的会友。The Hub支援团队可协助撰写每周Newsletter。
长老们认为个人感谢信息最好能够当面传达，而对会友的提醒，之前已经进行了很多，大家一致决定不再加强提醒次数了。
果效和收获
自动跟进设置后三周内，收到自动提醒的事奉人员多数表示，提醒的时间很准确，大大减轻了自己的负担；各组主责长老的任务大大减少，且随时可以在手机上提前查看确认出席的情况，大大减轻了跟进的工作量，多数时候甚至无需跟进；主责主日敬拜的长老表示，资源统筹调动的压力大为减轻，各服侍小组基本保持全勤出席，偶有缺勤也得以提前得知，效率提高显著。
也有组员表示提醒过密，使自己觉得好像不负责一样，经过和主责长老沟通，减少了本组提醒密集度，之后组员对这种方式的提醒完全持正面态度了。
收到主日敬拜信息更新(Newsletter)的会友表示，这种沟通非常有效，在阅览信息的时候好像经历了再次敬拜，对所献圣诗也更加熟悉了，对牧师和讲员所传递神话语的讲解理解加深了，也觉得个人需要被教会照顾到了，会友与教会的亲密感和联结度稳步提高。
收到主日学教授经文、所唱诗歌和孩童图片的家长，则感谢教会为了看顾自己的孩子所付出的努力，逐渐加深了对神教会有爱心的印象，有还未信主的家长，逐步产生兴趣想要了解更多经文，以支持自己的孩童获得家庭内支持。